Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Frinbe verwendet Ihre Daten zum Betrieb von Konten und Mitgliedschaften, zur Bearbeitung von Reservierungsanfragen, zur Sicherung der Plattform und zur Kommunikation mit Ihnen.
• Hotels und Organisationen erhalten nur die Informationen, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Ihre Organisation erhält keinen Einblick in Ihren Reservierungsverlauf.
• Kernhosting und Datenspeicherung erfolgen in der Schweiz. Google und Microsoft können Anmeldedaten im EWR und in den Vereinigten Staaten bearbeiten.
• Sie können uns jederzeit kontaktieren, um Ihre Datenschutzrechte auszuüben oder Fragen zu einer Bearbeitung zu stellen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Frinbe KlG, CHE-263.712.857, c/o Angela Käppeli, Dorfstrasse 54, 6026 Rain, Schweiz, ist der eigenständige Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen durch die Frinbe-Plattform. Datenschutzanfragen richten Sie an privacy@frinbe.com.

Hotels und andere Organisationen entscheiden selbständig, wie sie Personendaten für ihre eigenen Tätigkeiten verwenden, insbesondere für Einladungen, Reservierungen, Gästekommunikation und Aufenthalte, und sind für diese Verwendung verantwortlich. Deshalb können auch ihre eigenen Datenschutzhinweise gelten.

2. Bearbeitete Daten

Je nach Nutzung bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien:

• Konto- und Profildaten wie Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Kontostatus, Berechtigungen und ein freiwillig bereitgestelltes Profilbild.
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten wie Passwort-Hashes, Verifizierungsstatus, Sitzungen, IP-Adresse, User-Agent, Anfragekennungen und Sicherheitsereignisse.
• Organisations- und Berufsdaten wie Mitgliedschaft, Funktion, Rolle, Hotelzuordnung, Freigaben und Einladungsinformationen.
• Hotel- und Unterkunftsdaten wie Namen, Beschreibungen, Kontaktdaten, Adressen, Bilder, Verfügbarkeit, Preise und Einstellungen.
• Reservierungsdaten wie Hotel, Reisedaten, Anzahl Erwachsene und Kinder, Preis, Währung, Bestätigungsnummer, Status und Nachrichten.
• Kommunikation wie Supportanfragen, Reservierungs-Chat, E-Mail-Antworten, Nachrichteninhalte und Zustellmetadaten.
• Dateien und Interessentendaten wie hochgeladene Bilder, Dateimetadaten, Kontaktangaben, eingesetzte Software, Zimmerzahl, Herkunft und Nachricht.
• Technische Daten zum Betrieb, zur Sicherheit, Fehleranalyse und Verbesserung des Dienstes.

Wenn Sie sich mit Google oder Microsoft anmelden, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, deren Verifizierungsstatus, Ihr Profilbild, die Kontokennung des Anbieters und die für die Anmeldung notwendigen Authentifizierungstoken. Wir verwenden diese Angaben zur Erstellung und Anmeldung Ihres Kontos und zur Anzeige Ihres Profilbilds in Frinbe. Wir fragen nur grundlegende Anmeldeberechtigungen ab und keinen Zugriff auf Ihre anderen Google- oder Microsoft-Dienste.

Frinbe erhebt derzeit keine Zahlungskartendaten, Ausweisdokumente oder Geburtsdaten. Falls eine zukünftige Funktion Alters- oder Geburtsdaten benötigt, fragen wir nur notwendige Angaben ab und erklären den Zweck.

Als freiwillig gekennzeichnete Felder können Sie leer lassen. Ohne Angaben, die zur Erstellung oder Sicherung eines Kontos, zur Prüfung Ihrer Berechtigung oder zur Einreichung einer Reservierungsanfrage erforderlich sind, können wir die betreffende Funktion unter Umständen nicht anbieten. Weitere Anforderungen erklären wir bei der Erhebung.

3. Herkunft der Daten

Daten stammen von Ihnen, von Organisationsadministratoren, die Sie einladen oder verwalten, von beteiligten Hotels sowie automatisch aus Geräten und dem Betrieb. Wenn Sie sich mit einem unterstützten Anbieter anmelden, erhalten wir die oben beschriebenen Anmeldedaten von diesem Anbieter. Verlangt eine Organisation eine institutionelle Anmeldung, erhalten wir Ihre E-Mail-Adresse vom Identitätsanbieter dieser Organisation. Zudem können Reservierungsaktualisierungen aus PMS oder Channel Manager eines Hotels stammen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Erstellung von Konten, Verwaltung von Mitgliedschaften und Erbringung angeforderter Plattform- und Reservierungsleistungen zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Schritte.
• Übermittlung von Buchungsanfragen, Nachrichten und Bestätigungen an Hotels und deren autorisierte Systeme.
• Anzeige von Hotelstandorten über Google Maps aufgrund unseres berechtigten Interesses, Unterkünfte und Angebote leicht auffindbar zu machen.
• Kontosicherheit, Missbrauchsverhinderung, Fehleranalyse, Support und Zuverlässigkeit aufgrund berechtigter Interessen.
• Erfüllung von gesetzlichen, regulatorischen, buchhalterischen und streitbezogenen Pflichten.
• Frinbe-Marketing nur nach freiwilliger Einwilligung und Verifizierung der E-Mail-Adresse. Ein Widerruf ist jederzeit möglich.

5. Dienstleister und Bearbeitungsorte

• Infomaniak Network SA: Hosting, Datenbanken, Objektspeicher und E-Mail-Infrastruktur. Bearbeitung und Speicherung erfolgen in der Schweiz.
• Google LLC: Social Sign-in, grundlegende Profilinformationen und öffentliche Karten, die in relevanten Objekt- und Buchungsansichten automatisch geladen werden. Beim Laden einer Karte erhält Google technische Verbindungsdaten, darunter Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die Herkunfts-Domain von Frinbe sowie den angefragten Hotelstandort als Google-Orts-ID, Koordinaten oder Adresse. Wenn Sie bei Google angemeldet sind, kann Google die Interaktion Ihrem Konto zuordnen. Die Bearbeitung durch Google wird in der Datenschutzerklärung von Google beschrieben. Relevante Bearbeitungen erfolgen im EWR und in den Vereinigten Staaten. Bekanntgaben werden soweit anwendbar durch das Swiss-U.S. Data Privacy Framework und genehmigte Standardvertragsklauseln geschützt.
• Microsoft Corporation: Social Sign-in, grundlegende Profilinformationen und institutionelle Identitätsdienste. Relevante Bearbeitungen erfolgen im EWR und in den Vereinigten Staaten. Bekanntgaben werden soweit anwendbar durch das Swiss-U.S. Data Privacy Framework und genehmigte Standardvertragsklauseln geschützt.

Infomaniak bearbeitet die Daten der Kerninfrastruktur für Frinbe unter vertraglichen und sicherheitsbezogenen Pflichten. Google und Microsoft bearbeiten Informationen zudem für eigene Anmelde-, Identitäts- und Inhaltsbereitstellungszwecke gemäss ihren Bedingungen und Datenschutzhinweisen. Eine Organisation oder ein Hotel kann für den eigenen Betrieb zusätzliche Identitäts- oder Reservierungsanbieter wählen und ist für deren Auswahl und Einsatz verantwortlich.

6. Weitere Empfänger

Im Übrigen werden Daten nur soweit erforderlich weitergegeben an:

• Mitarbeitende von Frinbe, die für Betrieb, Sicherheit und Support Zugriff benötigen.
• Das Hotel oder den Unterkunftsanbieter für Ihre Anfrage oder Ihren Aufenthalt sowie autorisierte Administratoren der Hotelorganisation, der das Objekt gehört.
• Ihre eigene Organisation und ihre autorisierten Administratoren, für Ihre Mitgliedschaft, Funktion, Freigaben und Objektzuordnung. Sie erhalten Ihre Reservierungen nicht und sehen nicht, wo und wann Sie übernachten.
• Den Identitätsanbieter Ihrer Organisation, wenn die Organisation eine institutionelle Anmeldung verlangt. Die Organisation entscheidet, wie ihr Identitätsanbieter Ihre Daten bearbeitet.
• Das ausgewählte PMS, den Channel Manager oder einen vergleichbaren Anbieter des Hotels, sobald die Integration aktiviert ist.
• Berater, Behörden oder Gegenparteien, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Rechtsdurchsetzung notwendig.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Die Kerninfrastruktur befindet sich in der Schweiz. Wie oben aufgeführt, können Google und Microsoft Daten im EWR und in den Vereinigten Staaten bearbeiten. Ist ein Zielland nicht als Land mit angemessenem Datenschutz anerkannt, stützen wir uns soweit anwendbar auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, genehmigte Standardvertragsklauseln oder eine andere gesetzlich zulässige Garantie. Informationen zur Garantie für eine bestimmte Bekanntgabe können Sie unter privacy@frinbe.com anfordern.

8. Aufbewahrung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für den Zweck der Erhebung erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Wie lange das ist, hängt davon ab, wie lange Ihr Konto oder Dienstverhältnis besteht, was wir zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen und was wir zum Schutz unserer Rechtsposition oder der Sicherheit der Nutzenden benötigen.

• Konto-, Reservierungs- und zugehörige Kommunikationsdaten werden aufbewahrt, solange Ihr Konto besteht, damit Sie Ihren eigenen Buchungsverlauf einsehen können, und danach so lange, wie dies vernünftigerweise erforderlich ist.
• Bei einer Kontolöschung löschen oder anonymisieren wir die zugehörigen Daten, ausser wir benötigen sie weiterhin zur Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer, steuerlicher, Melde- oder Prüfpflichten, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen innerhalb der anwendbaren Verjährungsfristen oder zum Schutz der Plattformsicherheit und zur Verhinderung von Betrug oder Missbrauch.
• In unseren Sicherungssystemen können nach einer Löschung für eine begrenzte Zeit Restkopien verbleiben.
• Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen werden für die gesetzliche Dauer aufbewahrt, nach Schweizer Recht derzeit zehn Jahre.
• Interessentendaten werden nach 24 Monaten nicht mehr benötigt und dann gelöscht.
• Nicht verwendete Einladungen werden aufbewahrt, bis sie angenommen, widerrufen oder abgelaufen sind oder anderweitig nicht mehr benötigt werden. Nachweise angenommener Einladungen und Mitgliedschaften werden für die betreffende Beziehung und danach nur bei Bedarf für Compliance, Rechtsansprüche, Betrugsprävention oder Sicherheit aufbewahrt.
• Betriebsprotokolle werden nach 30 Tagen nicht mehr benötigt, ausser eine laufende Sicherheitsuntersuchung erfordert eine längere Aufbewahrung.
• Nachweise rechtlicher Kenntnisnahmen und Einwilligungen werden während der Kontobeziehung und danach nur für anwendbare Verjährungsfristen oder Compliance-Anforderungen aufbewahrt.

9. Speichertechnologien, Karten und Fehleranalyse

Frinbe verwendet Speicher, der für Authentifizierung, Sprache, Sicherheit und Oberflächeneinstellungen erforderlich ist. Öffentliche Google Maps werden in relevanten Objekt- und Buchungsansichten automatisch geladen. Google kann gemäss seiner Datenschutzerklärung Cookies oder ähnliche Technologien verwenden. Sie können Inhalte von Google-Drittanbietern in Ihrem Browser blockieren; die Karte ist dann nicht verfügbar, die Buchung bleibt jedoch möglich. Fehlerberichte werden minimiert; Browser-Sitzungskennungen und Werbetracker werden dafür nicht verwendet.

10. Ihre Rechte

Je nach anwendbarem Recht können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragung oder Widerspruch verlangen und eine Einwilligung jederzeit widerrufen. Schreiben Sie an privacy@frinbe.com, nach Möglichkeit von der mit Ihren Daten verbundenen E-Mail-Adresse. Sie benötigen für ein Begehren kein Frinbe-Konto. Wir dürfen Ihre Identität verhältnismässig überprüfen. Auskunftsbegehren sind in der Regel kostenlos und werden vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen normalerweise innerhalb von 30 Tagen beantwortet.

Soweit anwendbar, können Sie sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Frinbe trifft keine ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

11. Alter, Sicherheit und Änderungen

Frinbe richtet sich an erwachsene Personen sowie an minderjährige Personen, die den Dienst mit Zustimmung ihres Elternteils oder ihrer gesetzlichen Vertretung nutzen. Wir erheben keine Geburtsdaten und überprüfen das Alter daher nicht. Ein Elternteil oder eine gesetzliche Vertretung, die annimmt, dass eine minderjährige Person uns Personendaten übermittelt hat, kann deren Löschung unter privacy@frinbe.com verlangen.

Eine Reservierung kann Kinder umfassen, die mit einer erwachsenen Person reisen. In diesem Fall erheben wir nur die Anzahl der Kinder, nicht ihre Namen, ihr Alter oder weitere Angaben zu ihnen, und die buchende erwachsene Person gibt diese Anzahl an.

Wir setzen dem Risiko angemessene organisatorische und technische Schutzmassnahmen ein. Wesentliche Änderungen dieser Erklärung werden angemessen mitgeteilt. Neue Funktionen werden geprüft, bevor sie neue Daten erheben oder Daten für einen wesentlich neuen Zweck verwenden.